Eine gute Kundenkartei im Friseursalon beantwortet in zehn Sekunden die Frage, die jede Stammkundin stellt: „Machen Sie es wie beim letzten Mal?“ Dafür braucht sie vier Dinge an einem Ort: die Besuchshistorie, die Farbrezeptur jedes Färbetermins, Hinweise auf Allergien und Unverträglichkeiten sowie die Einwilligungen, die der Salon nach der DSGVO dokumentieren muss. Ob das auf Karteikarten oder in einer Software geschieht, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass jede Mitarbeiterin die Angaben findet und dass sie beim nächsten Termin auch wirklich angeschaut werden.
Was in jede Kundenkarte gehört
- Kontakt: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, bevorzugter Weg für Erinnerungen.
- Besuchshistorie: Datum, Leistung, Mitarbeiterin, Preis. Daraus ergibt sich auch, in welchem Abstand die Kundin wiederkommt.
- Farbrezeptur: Produkt und Nuance, Oxidant und Mischverhältnis, Einwirkzeit, Ansatz oder Längen, Ergebnis.
- Allergien und Hinweise: Reaktionen auf Färbemittel, empfindliche Kopfhaut, Schwangerschaft, wenn die Kundin das mitteilen möchte.
- Vorlieben: Länge, Scheitel, Styling, aber auch „möchte während des Termins nicht reden“.
- Einwilligungen: ob die Kundin Werbung per E-Mail erhalten möchte, mit Datum der Zustimmung.
Farbrezepturen so notieren, dass sie jemand anderes nachmischen kann
Die häufigste Schwäche von Karteien ist eine Rezeptur, die nur die Kollegin versteht, die sie geschrieben hat. Bewährt hat sich ein fester Aufbau, immer in derselben Reihenfolge: Bereich, Produkt mit Nuance, Menge, Oxidant mit Prozentangabe, Einwirkzeit und eine kurze Notiz zum Ergebnis. Wer zusätzlich festhält, was beim nächsten Mal anders gemacht werden soll, etwa „Längen fünf Minuten kürzer“, spart sich das Rätseln beim Folgetermin.
Manche Programme bieten dafür eigene Rezepturfelder, andere nur ein Notizfeld. Für einen Salon, in dem Farbe die Hauptleistung ist, lohnt es sich, gezielt nach einem eigenen Rezepturfeld zu fragen. Bei wenigen Colorationen pro Woche reicht ein Notizfeld mit festem Aufbau völlig aus, solange jede Notiz mit Datum und Namen der Mitarbeiterin gespeichert wird.
Papierkartei oder Software?
Karteikarten
Digitale Kundenkartei
Zugriff Nur im Salon, nur eine Person gleichzeitig Für alle Mitarbeiterinnen, auch beim Online-Termin
Allergiehinweis Steht irgendwo auf der Karte Kann beim Öffnen des Termins sichtbar angezeigt werden
Lesbarkeit Abhängig von der Handschrift Einheitlich, durchsuchbar
Datenschutz Abschließbarer Schrank nötig Zugriffsrechte pro Rolle, Protokoll möglich
Wechsel Karten bleiben im Salon Export als Datei, wenn das Programm es erlaubt
Was die DSGVO für die Kundenkartei bedeutet
Hinweise auf Allergien oder eine Schwangerschaft sind Gesundheitsangaben, für die die DSGVO besonders strenge Regeln vorsieht. Am sichersten ist es, die Kundin kurz zu fragen, ob man den Hinweis speichern darf, und diese Zustimmung festzuhalten. Für Werbung per E-Mail oder Messenger ist ohnehin eine ausdrückliche Einwilligung nötig. Außerdem hat jede Kundin das Recht zu erfahren, was über sie gespeichert ist, und die Löschung zu verlangen. Eine Software, die Einwilligungen mit Datum speichert und den Zugriff auf Kontaktdaten nach Rolle beschränkt, macht diese Pflichten deutlich leichter. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht; im Zweifel hilft die Handwerkskammer weiter.
Eine schlanke digitale Kartei
Boona bietet eine Kundenkartei mit Besuchshistorie, datierten Notizen mit Namen der Mitarbeiterin und einem festen Allergiehinweis, der bei jedem Besuch angezeigt wird. Einwilligungen in Werbung werden mit Datum und Art der Zustimmung gespeichert, Telefonnummern und E-Mail-Adressen lassen sich je nach Rolle ausblenden, und jeder Export wird protokolliert. Das kostet 2 US-Dollar im Monat plus 1 US-Dollar je weiterem Arbeitsplatz. Ehrlich gesagt fehlen drei Dinge, die Coloristinnen sich wünschen: ein eigenes Rezepturfeld, Fotos in der Kundenkarte und unterschriebene digitale Formulare. Rezepturen landen dort als Notiz mit festem Aufbau.
Wie Kundenkartei, Online-Buchung und Erinnerungen zusammenspielen, beschreibt die Rubrik Software für Friseursalons. Welche Programme für welchen Salontyp in Frage kommen, steht im Vergleich der Buchungs- und Verwaltungssoftware für Friseursalons.
Häufige Fragen
- Wie lange darf ich Kundendaten aufbewahren?
- So lange, wie sie für die Betreuung der Kundin gebraucht werden. Kommt eine Kundin seit Jahren nicht mehr, sollte die Karte gelöscht werden; Rechnungen unterliegen dagegen den steuerlichen Aufbewahrungsfristen.
- Wie übertrage ich die Papierkartei in eine Software?
- Am einfachsten Schritt für Schritt: Die Kontaktdaten werden einmal importiert, Rezepturen und Hinweise trägt man jeweils beim nächsten Besuch der Kundin nach.
- Brauche ich ein Anamneseformular mit Unterschrift?
- Für Schnitt und Farbe meist nicht. Bei Behandlungen mit höherem Risiko, etwa chemischen Glättungen, kann eine unterschriebene Aufklärung sinnvoll sein; dafür braucht es ein Programm mit Formularfunktion oder ein Papierformular.